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有效采购内控体系缺失法律风险与防范

时间:2015-06-01 13:26来源:未知 作者:漆律师 点击:
【案例】 2006年4月24日起,中山大学附属第三医院有患者使用齐齐哈尔第二制药厂生产的亮茵甲素注射液后出现急性肾衰竭临床症状,事件中共有65名患者使用了该批号亮茵甲素注射液,

   

【案例】
       2006年4月24日起,中山大学附属第三医院有患者使用齐齐哈尔第二制药厂生产的亮茵甲素注射液后出现急性肾衰竭临床症状,事件中共有65名患者使用了该批号亮茵甲素注射液,导致13名患者死亡,另有2名患者受到严重伤害。事件的起因是齐二药厂采购员钮忠仁为图便宜,未向泰兴化工总厂索取资质证明,也没有到厂查看,购入假冒丙二醇,并最终作为辅料用于生产的“亮菌甲素”注射液在广东省药品招投标中
独家中标,中山大学附属三院将原来使用其他厂家的“亮茵甲素”换成齐二药产品,造成了上述惨案。
      此案事发后,黑龙江省食品药品监管局吊销了齐二药厂《药品生产许可证>,并处以1 000多万元的巨额罚款,该厂一百七十多个药品批准文号自动作废。受到该药伤害的患者或家属将齐二药厂、中山三院、药品经销商广东医保公司、金蘅源公司告上法庭,索取高额的民事赔偿。广州市中级人民法院作出终审判决,中山三院、药品经销商要承担连带赔偿责任。齐二药厂五名责任人及销售假丙二醇的犯罪分子均被警方抓
捕归案,被判处7年以下的有期徒刑。
      纵观全过程,齐二药厂材料采购环节控制失败是整个案件发生的源头。从表面看,齐二药厂看似具有健全的供应商筛选、采购审批、原材料进货检验、成本检验等流程。但健全的制度仍然没有实现风险、尤其是产品质量风险的有效管控。这充分说明良好的内部控制,不仅需要依靠良好制度的建立,还应当配置有足够胜任能力的人力资源,并对各个流程有效监督的监控体系,才能保证采购各个环节不出问题,企业才不至于在原材料采购环节出现问题导致重大药品责任事故。
       1、采购部门内部机构职责不明,相关人员不胜任或者不能履行其职责
      目前,我国中小型企业管理组织结构设置不尽合理,尤其是很多小型企业采用家族式管理方式,企业内部各部门之间在资金管理及使用、利益分配等方面存在权责不明、管理混乱的现象,企业对外信息不灵,容易造成价格风险、市场风险。
      以齐二药厂为例,齐二药厂被私人接管后,管理层基本都是关系户,整个齐二药已经相当于一个家族企业。齐二药厂的采购员钮忠仁自己说“根本看不懂化验资料”;验药的化验室主任陈桂芬学历是初中一年级,说自己“没有受过什么(化学)培训”;副总经理朱传华则称“在公司,有个惯例,产品检验不合格也要按合格开(合格报告书)”。任意安排关键岗位人事,关键岗位上的职员胜任能力不足,管理层随意越权审
批,导致原有的内部控制形同虚设。如此内部控制环境,就算表面上设置再多的内控,有再多的采购流程,必定无法有效管控风险,最终生产出表面上安全合格的药品,并堂而皇之通过合法的流通渠道,注入亟待得到救治的无辜的患者体内,成为杀人的毒药,导致13人死亡。
     企业内部也没有合理进行机构设置,并明确各机构职责权限,没有将权利与责任落实到各责任单位;也未将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准。种种因素使得内部环境已经无法控制风险、不能确保原先企业设计的各种控制的有效性,以致出现严重的医疗事故。
    2.缺乏监控引发风险
     企业内部未能建立有效的监督体系对内部控制实施状况进行常规、持续的监督和检查,企业内部控制机制难以得到切实实施并发挥作用。
     齐二药厂假药事件的主因是齐二药厂采购的原材料出现了问题,采购的原料理应是“丙二醇”但实际采购入库的为“二甘醇”。二甘醇得以流入齐二药离不开内控各个环节的失控。首先,不法供应商王桂平提供了假冒的生产许可证、药品注册证,成功骗过采购经理。而经验丰富的采购经理能够轻易上当,在于监督机制的缺乏,王桂平交代,他与齐二药的采购人员从未见过面,是齐二药看到他在网上公布的购销信息后才建立起联系,双方通过都认识的中间人电话联系,从未碰面,齐二药厂也从未实地考察。王桂平此前第一次与齐二药2005年2月28日出售给齐二药1吨工业用丙二醇的业务联系中,齐二药通过中间人了解辅料生产企业的相关资质。王桂平则找来药品生产许可证、药品注册证经涂改、伪造、复印后寄给齐二药。这些伪造证照上漏洞明显,例如正规药品生产许可证一般只注明获得许可的类别,不会注明具体的产品名称,而王桂平伪造的药品生产许可证上却明确注明丙二醇、二甘醇等产品名称。制药企业工作人员对这样的假证照应该一眼就能识破。然而,齐二药有关人员只向王桂平索要了证照,就束之高阁,既没有认真辨认,也没有在国家食品药品监管局网站进行查询。其次,到货检验阶段并检验员也没有发现进货的原材料存在严重的问题,因为“负责检验的人员根本看不懂红外光谱,甚至只有初中化学水平”。正是由于缺少持续的监督、专项监督,原先制度设定的检查供应商资质、对供应商进行质量评估和实地考察等要求,都被简化为索取证照。而最后一道岗位检验员也因为仅具初中文化水平,严重不能胜任岗位职责。这一切看似不可能的事情之所以能够发生,正是因为企业缺乏经常性的抽查监督制度。如果进行定期或者不定期的抽查监督,将能预防或能及时发现采购部门的消极不作为情况,并及时采取有力惩处措施;也能够及时发现关键岗位人员与其职能严重不匹配的可笑情况,并将其调换。只有采取持续长效的监督机制,才能使预先设定的内控机制发挥有效作用,杜绝假药等严重质量责任事故。
      齐二药厂假药事件暴露出企业在采购内控制度所存在的制度缺失、人力资源制度缺失以及监控不力等诸多风险。企业要想避免采购风险,应当从以下各方面着手,要做好采购控制与监督工作:
       (l)根据国家有关法律法规和企业章程,建立规范的公司治理结构和议事规则,明确决策、执行、监督等方面的职责权限;对内部审计工作给予应有的重视,保证内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性。
      (2)建立完善的物资采购制度及管理流程,企业应该从采购制度和管理流程人手,按照采购流程规范、完善采购制度。从采购需求的提出到采购计划的制订、供应商的选择、合同的签订、货物运输、物资验收入库、付费开票等各方面来完善采购流程,并按照流程制定规范化的程序标准要求。
      (3)内部监督作为内部控制的基本要素之一,有助于内部控制的有效运行以及不断完善。首先,要建立其企业对内部控制情况进行的常规、持续的监督检查机制。在企业发展战略、组织结构、经营活动、业务流程、关键岗位员工等发生较大调整或变化的情况下,应进行针对性的监督检查。通过持续监控和个别评价的结合,在一定时期内保证内部控制体系的有效性。最后,应制定内部控制缺陷认定标准,对监督过程
中发现的内部控制缺陷,采取适当的形式及时向董事会、监事会或者经理层报告。将风险管控真正落到实处。最后,要加大对采购活动的控制力度,保证控制制度执行到位。企业应做到采购计划审批、采购、合同管理审查权、质量检验、货款支付五权分离,互不越权,各负其责。
 
(责任编辑:漆律师)
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