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合同档案管理

时间:2010-11-01 20:20来源:未知 作者:漆律师 点击:
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    这里要说明一下,在前述合同管理制度中也提到了合同档案的管理,但是比较笼统和简单,本节再以另外一个企业的专门的合同档案管理制度为例供读者参考。

    合同档案的管理是合同权利的主张依据、合同纠纷的处理依据、合同管理责任的划分依据,也是企业业绩的考核依据,使企业的重要档案资料,必须分门别类、指派专人保管。同时要制定严格的合同档案管理制度,使合同档案的管理有章可循。

请看示例:

ZSH公司合同档案管理办法

       第一辛   

       第一条为加强ZSH公司(以下简称集团公司)合同档案工作,进一步提高合同档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》等有关企业档案工作的规定,制定本办法。

    第二条本办法适用于集团公司及其各分支机构、子公司。

    第三条合同档案工作是管理工作的组成部分,是维护集团公司合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作。

    第四条集团公司的合同档案,是指集团公司在生产、经营和管理活动中形成的具有利用和保存价值的各种合同和相关材料(包括不同的载体形式)

    第五条合同档案工作坚持集中统一的管理原则。

    第二章合同档案管理体制

    第六条合同档案管理工作涉及生产、经营、建设等各项活动,涉及党、政、群各个部门,集团公司母公司、各分支机构、子公司应将合同档案工作列入企业发展规划和年度工作计划,制定企业合同档案发展规划和年度计划,并确定一名企业领导分管合同档案工作。

    第七条集团公司法律部归口管理集团公司合同档案工作,职责如下:

    ()贯彻执行国家有关法律、法规、规章和标准,建立健全集团公司各项合同档案管理制度。

    ()对集团公司各分支机构、子公司合同档案管理工作进行业务指导和检查。

    ()负责集团公司母公司合同档案资料的整理归档工作和统一管理。

    ()组织合同档案专业的业务培训:

    第八条集团公司各分支机构、子公司负责本企业范围内的合同档案管理工作,

    ()贯彻执行国家有关法律、法规、规章和标准,建立健全本企业范围内的各项合同档案管理制度。

    ()对所管理()企业合同档案管理工作进行业务指导、检查、验收和评审。

    ()负责企业母公司合同档案资料的整理归档工作和统一管理。

    ()负责所管理()企业合同档案资格、评优等方面工作的申报。

    第九条各企业在业务部门要配备专()职合同档案工作人员,负责本部门形成的应归档合同和相关材料的积累、整理和归档工作。

    第十条各级合同档案工作人员应认真贯彻国家合同档案工作法律、法规,健全企业合同档案工作各项制度。遵纪守法,忠于职守,具备相应的合同档案专业知识和业务能力,熟悉和了解企业的各项管理活动。

    第十一条合同档案部门的主要负责人应具备中级及以上专业技术职务的水平和工作能力。

第三章合同文件材料的形成和归档

    第十二条各企业合同文件材料的形成、积累,应纳入到生产、经营、科研及基建等各项活动的工作计划和管理程序;纳入到各部门的职责范围和有关人员的职责中。

    第十三条凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须定期向合同档案部门归档,任何部门和个人不得据为己有。

    第十四条对归档文件材料的基本要求

    ()归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备;

    ()归档的文件材料应为原件;

    ()电子文件须与相应的纸质文件一并归档。

    归档的文件材料如不符合上述要求,合同档案室有权要求有关人员进行重新整理和补充。

    第十五条对归档文件的质量要求

    ()归档文件应全面系统地反映本企业的历史面貌;

    ()一份文件、一个事由其内容完整无缺,已破损的文件予以修复;

    ()应永久、长期保存的文件,如用易于褪变材料书写的,要予以复制,复制件附于原件后一并归档;

    ()整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合合同档案保护要求。

    第十六条归档作要求

    ()各企在各项管理工作中形成的合同文件材料,应在次年四月份之前,将应归档的文件材料向本企业合同档案室归档(也可根据本企业的实际情况实行随办随归档)   

    ()基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,将应归档的文件材料向合同档案室归档

    ()科技成果鉴定、基建工程验收必须有合同档案部门参加,文件材料不完整、不准确、不系统的,不能通过鉴定、验收:

    ()新购重要设备仪器(含进口)到货,有关专业部门应会同合同档案部门检查验收文件材料,并及时归档;

    第十七条各类文件材料归档份数一般为一式一份,重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。

    第十八条  各合同档案部门对本企业各部(处、室)文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督。

    第四章文书归档文件材料的整理方法

    第十九条本章所称归档文件专指文书归档文件:

    ()归档文件:本企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书合同档案保存的各种纸质文件材料。

    ()件:归档文件整理的单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,签报及有领导批示或有处理结果的文件处理单为一件,正文与附件为一件,转发文与被转发文为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册等一册()为一件,来文与复文可为一件。

    ()归档文件整理:将归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

    第二十条整理方法

    ()分类:将归档文件按某些特征分别归类:归档文件的分类按照年度、机构(问题)、保管期限进行分类,并保持分类方案的稳定:凡内设机构比较健全、职责分工比较明确的,采用年度——机构——保管期限分类法;内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的,采用年度——问题——保管期限分类法。

    一个全宗内应采用统一的分类方案:

按年度分类:将归档文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件签发的年度;请求与批复等来往文件,归入文件的批复(有结果)年度;跨年度天成的文件材料,如专项工作、专案、多年的统计表,归入事项的办结年度;会议文件归入闭幕年度。

    按机构分类:将归档文件按其形成或承办的机构分类。涉及部门形成的归档文件,归入承办部门或综合部门。

    按问题分类:将归档文件按其内容所反映的问题进行分类,依据企业合同档案分类规则设置类目。

    按保管期限分类:将归档文件按划定的保管期限分类。

    ()排列:归档文件以件为单位,按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,其他文本在后。会议文件、统计报表、刊物、简报、处理信访及审计、纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。

    ()装订:归档文件要按件装订。采用左侧装订的,应将左、下侧对齐;采用左上角装订的,应将左、上侧对齐。

    ()编号:归档文件要逐件编号,在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容,文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸,填写文件题名后加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、类别、页数等项。

    1.全宗号:集团公司给立档单位编制的代号。

    2.年度:文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2003

    3.保管期限:归档文件保管期限的简称或代码,即永久、长期、短期。

    4.类别:作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

    5.件号:归档文件的排列顺序号。在同一年度、同一类别内,按保管期限分别从1开始编制顺序号。

    6.页数:每一份归档文件的页数。   

    ()编目:归档文件依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。

    1.归档文件应逐件编目。归档文件目录设置.件号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目。

    (1)件号:填写归档文件的排列顺序号。

    (2)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者:

    (3)题名:文件标题。没有题名或题名不能客观反映文件内容的,要自拟题名,题名字数不宜超过50个字,自拟题名外加[]号。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。

    (4)日期:文件的成文日期。以八位阿拉伯数字标注年月日,’’是一位数的在一位数前面加0,如20091001

    (5)页数:登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页,空白页不计。

    (6)备注:注释文件需要说明的情况。

    2.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4297mm×210mm(×>

    3.归档文件目录按年度装订成册,并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度等项目。全宗名称即立档的名称,应使用全称或规范化简称。归档文件目录要编制目录索引,置于目录前面,其内容包括:类别、保管期限、起止件号、所在页数、备注等项。

    ()装盒:将归档文件按件号顺序装入合同档案盒,并填写合同档案盒封面、

盒脊等项目。

    1.合同档案盒:外形尺寸为——mm×——rain(×),盒脊厚度可以根据需要分别设置为——nlll——mm——mill

    2.合同档案盒盒脊设置全宗名称(选择项)、全宗号、年度、保管、期限、类别、起止件号、盒号。起止件号填写盒内第一件文件和最后一文件的件号,中间用号连接。盒号为合同档案盒的排列顺序号。

    3.合同档案盒采用——克以上无酸纸制作。

    ()归档文件整理说明:归档文件整理完毕,应按年度填写年度归档文件整理说明。主要说明分类方案、年度归档文件的总数量、不同类别与保管期限归档文件的数量,该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写各类归档文件的整理人、检查人。年度归档文件整理说明填写完毕后置于归档文件目录册封面后,同时放入全宗盒中。

    1.整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

    2.检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

    第五章合同档案的分类管理

    第二十一条选择对归档文件材料进行系统整理的分类方法,要符合国家有关标准和规范的要求。集团公司母公司按照年度——机构——保管期限的分类方法进行分类;集团公司系统各企业依据《××企业分类规则》进行分类。声像、照片或其他非纸质载体形式的合同档案,可采用与纸质合同档案统一分类编号的办法。

    第二十二条各企业在逐级推进合同档案工作现代化的同时,将文书合同档案实施国家合同档案局的《归档文件整理规则》(DAT22--2000)

    第二十三条在工作中形成的电子文件,各企业根据实际情况做好归档和统一管理。   

    第二十四条合同档案的编目与编制检索工具   

    ()各企业编制合同档案总目录、合同档案分类目录、文图目录和专题目录。

    ()各企业根据实际需要编制检索工具,并进行合同档案著录工作,著录方法按照《合同档案著录规则》执行(行业标准DATl8--1999)

第六章合同档案保管

    第二十五条接收合同档案应认真验收并办理交接手续。

    第二十六条存放合同档案应有专周柜,排架方法科学和便于利用。

    第二十七条  已经归档的文件材料不得修改,底图除外。修改后的底图入库认真检查其修改、补充情况,底图存放以平放为宜。

    第二十八条存放胶片、照片、磁带等用特制的硫酸纸底片袋、密封盒和影集等,按编号顺序排列在胶片柜内。胶片库房应设置在没有有害气体和物理性污染的地段。有条件的,对有不同保管要求的合同档案材料分别保管。

    第二十九条定期进行库藏合同档案的清理、核对工作,做到账、物相符。对破损或载体变质的合同档案及时进行修复。库藏合同档案因移交、作废、遗失等注销账卡时,查明原因并保存记录。

    第三十条合同档案库房的一般要求

    库存合同档案必须有专门的库房,并且具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施;合同档案库房温度、湿度应符合国家有关的规定要求。

    第七章合同档案鉴定与销毁

    第三十一条合同档案保管期限分永久、长期(16-50)和短期(15年及以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

    ()有长远利用价值的合同档案应永久保存;

    ()在一定时期内有利用价值的合同档案分别为长期或短期保存;

()介于两种保管期限之间的合同档案,其保管期限一律从长。

第三十二条保管期限的日常鉴定工作由合同档案室负责,对新入库的合同档案应正确划分保管期限。

第三十四条库存合同档案的定期鉴定由鉴定小组进行,鉴定间隔时间由各企业根据实际确定。   

各企业成立由主管领导、专业技术人员和合同档案人员组成的合同档案鉴定小组,负责定期组织库存合同档案的鉴定工作。对已到保管期限和超过保管期限的合同档案进行直接鉴定,写出鉴定报告,在保管备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并注明鉴定日期。

第三十五条销毁合同档案必须严格、严肃、慎重。销毁前编制清册,提出销毁报告,经主管领导审批后方可销毁。销毁合同档案时严格执行保密规定,销毁清册永久保存。

第八章合同档案的借阅、开发和利用

第三十六条各级合同档案管理部门应根据本企业的中心工作和合同档案的库存情况,积极开展合同档案信息的编研和开发工作,更好地利用合同档案信息资源,以满足本企业生产、经营、管理和发展的需要。

第三十七条各企业应建立合同档案借阅制度,根据合同档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。

第三十八条查考、借阅合同档案,均需办理登记手续,爱护合同档案,不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密,应追究当事者责任。

第三十九条工作人员调动、离退休时,必须向合同档案室交还所借阅的合同档案。

第四十条原则上合同档案概不外借,国家审判、检察、侦查机关办案需要借  阅或者提取的,应按照国家规定,提供介绍信、工作证等证件,并履行严格的登记  和审批手续。

第九章合同档案的移交

第四十一条企业撤销或合并时必须将本企业的全部合同档案进行认真整理,  妥善保管,不得分散,并按下列办法进行处理:   

 ()被撤销划归几个企业的,其合同档案材料不得分散,可由其中一个企业代管或由原主管企业代管;

(二)一个企业并入另一个企业或几个企业合并为一个新企业的,其合同档案材料应移交给合并后的企业代管;

(三)一个企业改变了领导关系,在其工作活动中形成的全部合同档案仍属原来的卷宗,实行集中统一管理。

 第四十二条各种临时机构撤销时,其合同档案应向有关的原主管企业移交。

    第十章        

    第四十三条本办法由集团公司法律部负责解释。

    第四十四条本办法自发布之日起执行。

    律师提示:对于档案的重要性认识不足导致档案管理混乱的情况常有出现,

    在很多企业,对于档案的重要性认识不足寻致档莱管理混乱的情况常有出现,

具体现在查找不便、污损、散页、遗失等,正常情况下看不到合同档案的重要性

关键时刻需要举证时才发现举证不能的严重后果。

(责任编辑:漆律师)
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